La réussite d'une soirée à thème est l'histoire de bons choix. Thème, lieu, hébergement, équipe organisationnelle, créativité, respect de l'image, logistique... rien ne doit être laissé au hasard pour faire de votre soirée à thème un moment inoubliable !

Étape 1 – Le cahier des charges

L’organisation d’une soirée répond avant tout à vos objectifs. Définissez le contexte dans lequel la soirée s’inscrit (célébration d’un événement marquant de la vie de l’entreprise, remerciements pour les bons résultats obtenus, fidélisation des meilleurs clients...), le public (nombre et profil) et le message que vous souhaitez faire passer.

Décoration - Arts de la table
  • Les réponses à ces questions donnent la matière nécessaire pour la rédaction du cahier des charges. Cette base de travail sera remise aux responsables de l’organisation de votre projet.

  • Votre brief doit être clair et précis : objectif visé, cible, contexte, contraintes éventuelles, ambiance souhiatée, idées de thème... Précisez votre budget, ou à défaut, une fourchette assez précise et réaliste.

  • Intégrez le maximum de renseignements sur votre passé événementiel, les caractéristiques de votre entreprise (activité, principaux concurrents, nombre et profil des salariés...) et vos documents de présentation. Ces éléments permettront à vos interlocuteurs de vous proposer une soirée adaptée et sur-mesure.

 

Étape 2 – Le lieu de votre soirée

Les possibilités sont infinies : de la simple salle de réception à la réservation d’un espace neutre dans un centre de convention, ou bien encore dans un lieu historique ou insolite. Le prestige et l'originalité sont vos meilleurs atouts pour marquer l’esprit des participants. Alors, surprenez pour convaincre !

  • L’accessibilité, la qualité de la restauration, la capacité d’accueil sont des critères primordiaux. Prévoyez une visite d’inspection pour vous assurer de la qualité de l’offre proposée et rencontrer les équipes sur place.

  • Sélectionnez une date en vérifiant qu’aucune grande manifestation sectorielle, similaire ou encore nationale ne se déroule au même moment, évitez les vacances scolaires et posez une option le plus tôt possible pour réserver votre espace. 

Étape 3 – Le thème

  • Une équipe technique peut très facilement renforcer l’atmosphère en jouant sur l’éclairage (couleurs, intensité...), en diffusant une bande son adéquate ou bien encore en réalisant des effets spéciaux sonores ou visuels. Tout est possible et il suffit parfois d’un petit rien pour personnaliser un lieu.

  • Le mobilier appuiera le thème de votre soirée. Là aussi, quelques touches suffisent parfois à transformer un lieu et lui donner une couleur différente.

  • Grâce à leur savoir-faire et créativité, les fleuristes feront vivre votre espace d’une manière unique en vous proposant des compositions florales harmonieuses avec l'ambiance de votre soirée.

  • Temps forts de votre événement, les animations sont primordiales pour divertir vos participants. En complément de votre programme, des artistes de close-up, en rapport avec l’ambiance souhaitée, rythmeront la soirée. Et pour que cet événement soit mémorable, pourquoi ne pas proposer à vos invités un atelier borne photo ? Ils pourront imprimer en direct leurs photos et poser avec des accessoires décalés.C’est en étant attentif aux détails que vous ferez la différence et surprendrez vos invités. Eclats de rires garantis ! 

Étape 4 – La restauration

Cette étape est primordiale dans la réussite de votre soirée. Il est important que la qualité des mets proposés et des vins, ainsi que le service soient à la hauteur de l’image de votre entreprise et de la thématique de la soirée.

Banquet - Dîner de gala - Arts culinaires
  • Cocktail dînatoire ou dîner assis ? Choisissez la prestation qui s’adaptera le mieux aux objectifs de votre événement. Le cocktail dînatoire permet de multiplier les saveurs et les animations gastronomiques. Moins formel, il favorisera les échanges et permettra à vos participants de composer leur menu. En choisissant le dîner assis, vous mettrez en valeur l’art de recevoir. Entre les plats, prévoyez des animations et n'oubliez pas de préparer un plan de table pour faciliter l'installation des participants.

  • Cuisine française, du monde ou créative, tout est possible. Avec l’aide du traiteur, choisissez les menus en adéquation avec l'ambiance de votre soirée. Pour renforcer le thème, rien de tel que de mettre l’accent sur de l’art de la table. Centres de table, nappage, vaisselle... les possibilités sont nombreuses. Laissez parler votre imagination !

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Étape 5 - La personnalisation

Organiser une soirée pour vos collaborateurs ou meilleurs clients est une marque de considération à part entière. Multiplier les petites attentions est le meilleur moyen de leur laisser un souvenir inoubliable ! 

  • Que vous proposiez un produit personnalisé, utile ou bien encore insolite, pensez à sélectionner des cadeaux faciles à emporter en lien avec le thème de votre événement et l’image de votre société. Si votre réception s’inscrit dans un séminaire de plusieurs jours, vous pouvez également déposer les cadeaux en chambre, pour les suprendre à leur retour de réunion.

  • Pour vos invités de marque (membres du comité de direction, célébrités, gagnants de concours...) ou dans le cadre d’un dîner VIP haut de gamme, proposez des services exclusifs. Par exemple, un transfert en limousine jusqu’au lieu où se déroule la réception. À bord, journaux du jour mais aussi champagne et petits fours les mettront en appétit. À leur arrivée, accueillez-les personnellement ou prévenez les équipes sur place qui leur réserveront un accueil sur mesure. Conduisez-les ensuite vers leur table, et prévenez le personnel afin qu’ils restent attentifs à leurs demandes et à leur confort.